Informaatio : mahdollisuus hallita kompleksisuutta

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää informaation merkitystä johtamiselle kompleksisessa toimintaympäristössä. Taustaoletuksena oli, että organisaatioiden toimintaympäristö on muuttunut niin kompleksiseksi, ettei yksikään organisaatio kykene enää selviytymään siinä yksinään. Lisäksi organisaatiot tarvitsevat runsaasti informaatiota toimintaympäristöstään hallitakseen johtamiseen ja päätöksentekoon liittyvää epävarmuutta. Informaatiolla on useita vaihtelevia tulkintoja sen mukaan käytetäänkö sitä kuvaamaan fysikaalista vai ei-fysikaalista informaatiota. Suurin ongelma informaation osalta on puhekielen tapa yksinkertaistaa kaikki dataa, informaatiota tai tietoa koskevat asiayhteydet tiedoksi. Näin ollen puhekielessä on itseasiassa melko vaikea havaita eroa, näiden käsitteiden välillä. Informaatiota voidaan pitää organisaatioiden yhtenä keskeisimmistä resursseista nykypäivänä. Organisaatioiden ja johtajien keskeinen haaste on löytää meitä ympäröivästä informaatiotulvasta se kaikkein oleellisin informaatio johtamisen ja päätöksenteon kannalta. Kompleksisuudesta puhuttaessa monella kuulijalla nousevat ihokarvat pystyyn, ja tulee tunne, että mitä ihmettä tämä höpinä oikein on. Kyseessä ei ole höpinä, eikä mikään uusi asia. Pikemminkin kyseessä on keskeisiä organisaation johtamisessa huomioitavia ja tiedostettavia asioita. Johtajien pitää tietää toimintaympäristönsä, tuntea organisaationsa, kerätä riittävästi informaatiota päätöksenteon tueksi ja vähentää samalla päätöksenteon epävarmuutta, huomioida, että syy-seuraussuhteita ei voi ennakoida pitkälle tulevaisuuteen ja ymmärtää organisaation historiallisen kehityksen merkitys organisaation johtamisessa. Organisaatiot harjoittavat yhteistoimintaa runsaasti toistensa kanssa. Perinteisesti yhteistoiminnan syyt ovat johtuneet resurssitarpeista ja kustannussäästöjen tavoittelusta. Uudempia keskeisiä syitä ovat tutkimus- ja kehittämistoiminnan yhdistäminen sekä organisaatioiden välinen hiljaisen tiedon välittäminen. Yhteistoiminnan osalta pitäisi kuitenkin tulevaisuudessa keskittyä entistä enemmän toimintaympäristöön liittyvän informaation keräämiseen, välittämiseen ja yhdistämiseen. Tilannekuvatoiminnot ovat hyvä pohja viranomaisten väliselle informaation välittämiselle, mutta niistä pitäisi päästä eteenpäin yhteisten toimintaympäristöanalyysien laadinnan suuntaan.

Nykyisessä organisaatioiden toimintaympäristöissä vaikuttaa monia keskinäisessä riippuvuussuhteessa olevia asioita, joita ei yksinkertaisesti pystytä kaikkia ennakoimaan. Ja toisaalta mitä pidemmälle tulevaisuuteen asioita pyritään ennustamaan, niin sitä vaikeammaksi näiden ennusteiden tekeminen tulee. Tai ainakin ennusteiden toteutuminen heikkenee huomattavasti. Johtajien tulisikin keskittyä nykyistä enemmän keräämään johtamisen kannalta relevanttia ja tarpeellista informaatiota käyttöönsä. Toimintaympäristön jatkuvasta muutoksesta johtuen johtajien pitää myös kyetä mukauttamaan omaa johtamiskäyttäytymistään vallitseviin olosuhteisiin. Yhtenä keskeisenä keinona toimintaympäristöön sopeutumisessa toimii oikeissa rajoissa sallittava itseorganisoituminen. Organisaation omien kykyjen rajallisuudesta johtuen yhteistyö toimii perinteisten syiden lisäksi myös keinona hallita jatkuvaa muutosta ja organisaatioita ympäröivää kompleksisuutta. Yhteistyön avulla kyetään tuottamaan myös tarvittava lisäinformaatio, jolla voidaan vähentää organisaation kohtaamaa toimintaympäristöstä johtuvaa epävarmuutta. Tämä edellyttää kuitenkin uusien toimintamallien luomista ja nykyistä avoimempaa toimintakulttuuria. Tutkimuksen keskeisenä havaintona nousi lisäksi esille se, että johtajat eivät yksinkertaisesti tiedosta kaikkia johtamiseen vaikuttavia tekijöitä. Tai ennemminkin meillä ei ole nykyisessä informaatiotulvassa aikaa pysähtyä ajattelemaan näitä yksinkertaisia perusasioita.