Is it not just common sense to do the right thing? : On corporate (mis)conduct, corporate governance and management control in a Nordic context

Abstract

In the wake of a corporate scandal, stakeholders question how the misconduct, such as payment of bribes, enabling money laundering and management fraud, was possible. The organisations, their directors, managers and auditors, may be caught off guard because they have presumed that adequate governance and management control practices were in place. Especially in a Nordic context corporate conduct is perceived to be ‘common sense’, and employees are expected to somewhat intrinsically ‘do the right thing’. Formal practices and ethics and compliance programmes may not be prioritised, but even when they are, formal programmes are not necessarily the solution, as they may become part of the problem in some instances.

Corporate scandals reveal that the management of Environment, Social and Governance (ESG) risks have, to some extent been, outsourced to active owners, investigative journalists and social interest groups. This study traces the internalisation process and implementation of improved corporate governance and management control in response to stakeholder expectations on ESG responsibilities. The study explores what happens in one organisation when a formal system, an ethics and compliance program (ECP), is implemented. The main question is how an ECP could be designed and implemented to have a lasting impact on corporate conduct and culture. One analytical framework and one practical framework for managing corporate (mis)conduct are proposed to respond to the main question. Both frameworks have theoretical and practical implications.

This study contributes to the literature on both management control and ethics and compliance and provides managerial and legislative implications. The ethics and compliance literature is complemented by proposing an integration of formal and informal ECP. An integrated ECP will surface information that is uncomfortable and will challenge existing beliefs, norms and practices and ethical corporate conduct will become more complex than just ‘doing the right thing’. One purpose of management control is to reduce friction and streamline information. This study challenges this as frictions and ethical struggles are an essential part of the internalisation of ESG responsibilities and ECP implementation. The struggle theory (Kaptein, 2017) is complemented with a fourth struggle, the struggle to decouple, which refers to continuing formal ECP implementation whilst knowing that the work has little impact on the actual context and culture.

The key finding is that the implementation of renewed management control practices, i.e., an ECP, is not the solution for managing ESG risk and corporate (mis)conduct per se. In fact, an ECP may become part of the problem if the governance structures fail to accommodate the subjectivisation processes. The struggles and frictions are absorbed by individuals, and the ECP effectiveness depends more on the individual than on the ECP. The ECP, such as new policies and training, remains as isolated activities that provide false comfort and does not advance ethical corporate conduct into institutionalised practice.

---------- Efter en företagsskandal står många frågande inför hur dessa oegentligheter såsom − mutbrott, penningtvätt och förskingring − har kunnat ske. Företagens styrelseledamöter, chefer och revisorer är förvånade eftersom dessa har antagit att företagets styr-och kontrollsystem varit tillräckliga. I en nordisk kontext kan affärsetik upplevas som sunt förnuft och medarbetare förväntas intuitivt fatta rätt beslut. Formella styr- och kontrollsystem, såsom system för etik och regelefterlevnad (ethics and compliance program; ECP), prioriteras nödvändigtvis inte. Där formella system prioriteras är det inte en självklarhet att dessa är en del av lösningen, utan de formella systemen kan även bli en del av problemet.

Många företagsskandaler påvisar att hanteringen av risker som gäller miljö, sociala frågor och bolagsstyrning (Environment, Social and Governance; ESG) till en viss del hanteras av externa parter såsom aktiva ägare, grävande journalister och sociala intressegrupper. Denna studie granskar hur företag internaliserar hanteringen av dessa risker. Studien undersöker effekterna av implementeringen av ett formellt system för etik och regelefterlevnad inom ett företag. Huvudfrågan är hur detta system kunde utformas och implementeras för att ha en varaktig påverkan på affärsbeteenden och -kulturen. Studien föreslår ett analytiskt ramverk och ett praktiskt ramverk som svar på denna huvudfråga. Båda ramverken har teoretiska och praktiska implikationer.

Denna studie har både praktiska och regulatoriska konsekvenser och bidrar till litteraturen gällande styr- och kontrollsystem samt litteraturen gällande etik och regelefterlevnad. Som en komplettering till litteratur gällande etik och regelefterlevnad föreslås en integration av formella och informella ECP. Ett integrerat ECP bidrar till att i vissa fall obekväm information, som utmanar existerande övertygelser, normer och handlingssätt, synliggörs. Affärsetik blir mer komplext än att endast ’göra det som är rätt’. Ett huvudsyfte med styr- och kontrollsystem är att förenkla och effektivisera. Denna studie utmanar detta syfte eftersom friktioner och etiska dilemman är centrala för internaliseringen av ESG riskhantering samt vid ECP implementering. En fjärde dimension föreslås till ”ethical struggle” teorin (Kaptein, 2017). Denna dimension beskriver en frånkoppling mellan formella aktiviteter och verklig påverkan. I praktiken betyder detta att man medvetet fortsätter med att implementera formell ECP, trots en vetskap om att arbetet har en obetydlig påverkan på verkliga affärsbeteenden och -kultur.

Implementering av nya styr- och kontrollsystem, såsom ECP, är inte i sig en lösning på oetiska affärsföreteelser samt ESG riskhantering. Om systemen inte tar hänsyn till individualiseringsprocesser så kan ett ECP, såsom nya riktlinjer och utbildning, bli en del av problemen. Det etiska affärsbeteendet utveckals inte till institutionell praxis då etiska dilemman och friktioner hanteras på individnivå och ECP förblir isolerade aktiviteter som inger en falsk trygghet.