Tiedon jakaminen tiimityössä

Abstract

Knowledge-sharing in a teamwork

The study examines the link between knowledge-sharing that takes place in a team and the dimensions and objectives of the team s activities. The question the study poses is: How does knowledge-sharing in a team relate to the team s activities? The exchange of knowledge is examined using knowledge-sharing networks and the conversion model, which describes the process of knowledge formation. The answer to the question is sought through four empirical articles describing the activities of a team from the viewpoint of quality, fairness, power related to knowledge management, and performance. One of the articles used in the study describes the role of networks in work life more generally. It attempts to shed light on the manner in which team-related networks operate as part of a more extensive structure of organizational networks.

Finland is one of the most eager users of teamwork, if numbers are used as a yardstick. About half of all Finnish wage earners worked in teams in 2009, and comparisons show that the use of teams in Finland is above the EU average. This study focuses on so-called semi-autonomous teams, which carry out permanent work tasks. In such teams, tasks are interdependent, and teams are jointly responsible for ensuring that the work is done. Team members may also, at least to some extent, agree between themselves on how the tasks are carried out and are able to take part in the decision-making process. Such teamwork makes knowledge-sharing an important element for the team s activities.

Knowledge and knowledge-sharing have become a major resource, allowing organizations to operate and even compete in today s increasingly competitive markets. A single team or a single organization cannot, however, possess all the knowledge required for carrying out the tasks assigned to it. Although it is difficult to copy the knowledge generated in an organization, it is important to share the knowledge within and between organizations. External links supply teams and organizations with important knowledge that allows them to keep their operations up-to-date and their structures well-functioning. In fact, knowledge provides teams and organizations with an intangible resource that improves their capacity to interact with their environment and to adjust to it. For this reason, it is important to examine both the internal and external knowledge-sharing taking place in a team.

The findings of the study show that in terms of quality, fairness, performance and the knowledge management issues concerning a team, its social network structure is both internally and externally connected with its activities. A team structure that is internally coherent and at the same time open to external contacts, is, with certain restrictions, connected with the quality, fairness, and performance of the team. The restrictions concern differences between procedural and interactional justice, public and private sectors, and the team leaders and ordinary team members. The role of the team leader is closely connected with the management of networks that are considered valuable. The results of the study indicate that teamwork is supervisor-dominated. Thus, teamwork does not substantially strengthen the influence of individual employees as players in knowledge-transfer networks. However, ordinary team members possess important peer contacts inside the organization. Teamwork clearly allows employees to interact in a democratic manner, and here the transfer of tacit knowledge plays an important role.

Keywords: teamwork, knowledge-sharing, social networks, organization

Tiimin vetäjät hallitsevat arvokkainta tietoa tiimeissä

Arvokkaana pidetty organisaation johdon käsissä oleva tieto kulkeutuu tiimeihin pääosin esimiesten välityksellä, osoittaa Minna Janhosen väitöstutkimus Tiedon jakaminen tiimityössä. Rivijäsenten välinen demokratia sen sijaan helpottaa tiimityölle olennaisen yhteisen sopimisen ja jaetun päätösvallan toteutumista.

Onnistunut tiimityö riippuu pitkälti siitä, omaksuuko tiimin jäsen hiljaisen tiedon avulla ryhmän arvot, käytännöt ja toimintatavat, joita tiimin jäsenenä toimimiseen tarvitaan. Omaksumisprosessia kutsutaan sosialisaatioprosessiksi.

On tärkeä ymmärtää, millaisia tiedonmuodostuksen prosesseja tiimien tulee hallita, ja millaisia verkostoja niiden pitää omata päämääriinsä päästäkseen, koska tieto ja sen jakaminen ovat keskeinen osa tiimin toimintaa.

Organisaatiorajat ylittävät vuorovaikutusverkostot voivat heikentää tiimin toimintaa, sillä ne suuntaavat tiimin voimavaroja pois tiimin sisäisestä toiminnasta. Sektorikohtainen tarkastelu osoitti, että organisaatiorajat ylittäviä verkostosuhteita oli vain julkisen sektorin tiimien hallussa. Yksityisellä sektorilla ne olivat kokonaan ylimmän johdon vastuulla. Erot eivät selity toimialojen välisillä eroilla, sillä tutkimukseen osallistuneet julkisen ja yksityisen sektorin tiimit edustivat pääosin samoja toimialoja.

Tiimipohjaisissa organisaatioissa tiedon hallintaan ja jakamiseen liittyvän tietojohtamisen täytyisi pystyä enempään kuin vain takaamaan että tarvittava tieto on saatavilla. Yhtä tärkeää on ymmärtää tiedosta ja sen jakamisesta mahdollisesti koituvat positiiviset ja negatiiviset vaikutukset, sillä ne ovat yhteydessä mm. oikeudenmukaisuuskokemuksiin ja edelleen hyvinvointiin.

Organisaatioiden toimintaperiaatteet ovat yksi tapa, jolla verkottunutta toimintaa tuetaan. Joskus organisaation sisäinen kilpailutilanne voi estää tiedon vapaan kulun sen osien välillä.

Organisaation strategiaa laadittaessa on luotava toimintakäytännöt, jotka antavat mahdollisuuden rakentaa tasapainoa tiimin sisäisen ja ulkoisen toiminnan välillä. Strategiassa voitaisiin luoda tiimeille riittävä liikkumavara, joka takaa niille edellytykset mukauttaa toimintaa ulkoisen ympäristön vaatimusten mukaisesti. Tämä edistää laadukasta, sosiaaliselta pääomaltaan rikasta ja muuntautumiskykyistä tiimityötä, joka voi taata organisaation toimintakykyisyyden

Tiimityö on Suomessa hyvin yleistä Vuonna 2009 palkansaajista 45 % kertoi työskentelevänsä pysyvässä työryhmässä tai puoliautonomisessa tiimissä, jolla on yhteinen tehtävä ja mahdollisuus suunnitella itse työtään ja päättää keskinäisestä työnjaosta (Työ ja terveys Suomessa 2009). Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Eurofound, 2009) tutkimuksen mukaan suomalaisista yli kymmenen hengen yrityksistä noin 35 % suosi autonomista tiimityötä, Euroopan unionin (EU27) keskiarvon ollessa hieman yli 20 %.

Tutkimuksessa mukana 76 tiimiä yksityiseltä ja julkiselta sektorilta Tutkimus koostuu kirjallisuuskatsauksesta, yhdestä teoreettisesta sekä neljästä empiirisestä artikkelista. Empiiriset artikkelit tarkastelevat tiimissä tapahtuvaa tiedon jakamista tiimin laadun, oikeudenmukaisuuden, tiedon hallintaan liittyvän vallan ja tiimin suoriutumisen näkökulmista. Kolmen artikkelin aineisto käsittää 76 puoliautonomista ja luonteeltaan pysyvää tiimiä, joissa työskenteli yhteensä 499 henkilöä. Nämä sijoittuivat 49 eri toimipaikkaan. Toimipaikat olivat kaiken kokoisia, aina alle 10 henkilön yksiköistä yli 1000 hengen kokonaisuuksiin. Suurin osa tarkastelluista tiimeistä sijoittui kuitenkin 50-199 henkilön toimipaikkoihin. Tiimeistä 42 toimi julkisella ja 34 yksityisellä sektorilla. Tiimien koko vaihteli 3 ja 15 henkilön välillä (julkinen sektori; ka. 8.78; yksityinen sektori, ka. 8,69). Yhden artikkelin aineistoon rajattiin edellä mainituista tiimeistä vain 5-15 henkilöä käsittävät yksiköt (59 tiimiä, 432 henkilöä). Tiedonkulkua ja siihen yhteydessä olevia tekijöitä selvitettiin sekä verkostoanalyysin että kyselytutkimuksen avulla.

Tutkimuksen suurimmat toimialat olivat terveydenhuolto ja sosiaalipalvelut, hallinto- ja tukipalvelut sekä koulutus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön yrityksiä koskevan tutkimuksen mukaan näistä erityisesti ensimmäinen ja viimeksi mainittu toimiala ovat yleisimpiä autonomisen tiimityön soveltajia EU-maissa. Tiimien tehtävät liittyivät terveydenhuollon ja sosiaalipalveluiden alalla päivähoitoon, sosiaalityöhön ja terveydenhoitoon. Vastaavasti hallinto- ja tukipalvelutöitä tekevät tiimit toimivat esim. nuorisotoimessa ja muualla julkishallinnossa, sekä kiinteistöpalveluissa, tilintarkastus- ja konsultointitehtävissä. Koulutuksen parissa työskentelevät tiimit olivat opetustiimejä.