Hiljainen tieto henkilöstön valinnassa : tutkimus työhaastatteluiden arvioinnissa hyödynnettävän tiedon hiljaisesta ulottuvuudesta

Abstract

This study examined the fundamental question of what really matters when selecting a new employee. The study focused on tacit knowledge used by personnel recruiters when interviewing employees. Knowledge was defined as the best view available, which helps one not to act haphazardly. Tacit knowledge was also defined as a positive concept, and it was seen as a part of personnel recruiters` improving proficiency. The research topic was chosen based on the observed increase in the amount of employment interviews and their importance in society. As recruiting is becoming a more distinct profession, it was reasonable to approach the topic from an educational point of view. The following research problems guided the examination of the phenomenon: 1) Where does the interviewer seek tacit knowledge from during the employment interview? 2) How is tacit knowledge achieved during the employment interview? 3) How does the interviewer defend the significance of the tacit knowledge gained as knowledge that has influence on the selection decision?

The research data was collected by interviewing six personnel recruiters who conduct and evaluate employment interviews as part of their work responsibilities. The interview themes were linked to some recently made selection decision in each organization and the preceding employment interview with the selected candidate. In order to conceptualize tacit knowledge, reflective consideration of the interview event was used in the study. The lettered research data was analyzed inductively.

As a result of the study, the objects of tacit knowledge in the context of an employment interview culminated into three areas: the applicant’s verbal communication, the applicant’s non-verbal communication and the interaction between interview participants. Observations directed toward those objects were shown to be intentional and three schemes were found behind them: experiences from previous interviews, applicant’s application papers and the aptitude for the work responsibilities. The question of gaining knowledge was answered with the concept of procedural knowledge. Personnel recruiters were found to have four different, but interconnected ways to encounter knowledge during an employment interview: understanding, evaluative, revealing, and approving knowing. In order to explain the importance given to tacit knowledge, it was examined in connection with the most prevalent practices in the personnel selection industry. The significance of knowledge as the kind of knowledge that has an impact on the decision was supported by references to collective opinion (other people agree with it), circumstance (interview’s short duration), or using some instrument (structured interview).

The study revealed new aspects of employment selection process through examining tacit knowledge. The characteristics of the inductive analysis of the research data may also be utilized, when applicable, in tacit knowledge research within other contexts.

Tässä tutkimuksessa lähestyttiin kysymystä siitä, mikä uuden työntekijän valinnan todella ratkaisee. Tutkimus kohdistui henkilöstön valitsijoiden hyödyntämään hiljaiseen tietoon työhaastatteluiden kontekstissa. Tieto määriteltiin parhaaksi saatavilla olevaksi näkemykseksi, joka estää toimimasta sattumanvaraisesti. Hiljainen tieto sai käsitteenä näin positiivisen arvolatauksen, ja se nähtiin osana henkilöstön valitsijoiden kehittyvää ammattitaitoa. Tutkimusaiheen valinta perustui yhteiskunnassa huomioituihin piirteisiin työhaastatteluiden määrän, ja niiden merkityksen kasvusta. Henkilöstön valitsijoiden eriytyessä yhä tiiviimmin omaksi ammattikunnakseen aihetta oli perusteltua lähestyä nyt kasvatustieteellisestä näkökulmasta. Ilmiön tarkastelua ohjasivat seuraavat tutkimusongelmat: 1) Mistä haastattelija etsii hiljaista tietoa työhaastattelun aikana? 2) Miten hiljaista tietoa työhaastattelun aikana saavutetaan? 3) Miten haastattelija perustelee saavuttamansa hiljaisen tiedon merkitystä valintaan vaikuttavana tietona?

Tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla kuutta työhaastatteluiden arviointiin työnkuvansa puolesta osallistuvaa henkilöstön valitsijaa. Haastattelun teemat liitettiin koskemaan kunkin henkilöstön valitsijan työyhteisössä hiljattain tapahtunutta valintapäätöstä, ja sitä edeltänyttä työhaastattelutilannetta valituksi tulleen työnhakijan kanssa. Hiljaisen tiedon käsitteellistämiseksi tutkimuksessa turvauduttiin tilanteen reflektiiviseen pohdintaan. Litteroitu haastatteluaineisto analysoitiin aineistolähtöisesti.

Tutkimuksen tuloksena hiljaisen tiedon kohde kulminoitui työhaastattelutilanteessa kolmeen osa-alueeseen: hakijan sanalliseen viestintään, hakijan sanattomaan viestintään, sekä työhaastattelun vuorovaikutukseen. Tiedon kohteeseen suunnatut havainnot näyttäytyivät intentionaalisina, ja niiden taustalle hahmoteltiin tiedolle esitettyjen vertauskohteiden avulla kolme skeeman osa-aluetta: kokemukset aikaisemmista työhaastattelutilanteista, hakijan työnhakupaperit sekä soveltuvuus työtehtävän vaatimuksiin. Kysymys tiedon saavuttamisesta avautui tarkasteltavaksi proseduraalisen tiedon käsitteellä. Henkilöstön valitsijoiden tavalle kohdata työhaastattelutilanteessa esiintyvä tieto löydettiin neljä erilaista, mutta toisiinsa yhdistyvää tietämisen ulottuvuutta: ymmärtävä, arvioiva, paljastava ja hyväksyvä tietäminen. Hiljaiselle tiedolle annettavan merkityksen perustelemisessa tarkastelunäkökulmaksi valittiin tiedon yhdistäminen henkilöstön valinnan alalla yleisimmin tunnustettuihin käytäntöihin. Tiedon merkitsevyyttä valintaan vaikuttavana tietona saatettiin vahvistaa yhteisöllisyyteen (muut ihmiset samaa mieltä), olosuhteisiin (työhaastattelun lyhyt kesto) tai apuvälineisiin (strukturoitu haastattelurunko) viittaamalla.

Henkilöstön valintaprosessista tavoitettiin hiljaisen tiedon tarkastelun välityksellä uusia näkökulmia. Tutkimushaastatteluiden analysoinnin aineistolähtöisyyden piirteitä voitaneen hyödyntää soveltavin osin myös muihin konteksteihin kohdistetussa hiljaisen tiedon tutkimuksessa.