Kantoaalto koulutuksesta työyhteisön viestintäosaamiseen : lyhytkestoisen viestintäkoulutuksen vaikuttavuuden avaintekijät

Abstract

The purpose of this research is to examine whether short-term communication training can have an impact on the improvement of communication capacity of working communities, and what are prerequisites for the creation of such capacity. Subjects of this research were short-term communication trainings aimed at the managerial and expert levels of enterprises and communities. The research endeavors to find out how communication trainings with an impact should be devised and implemented, and what this requires from the client and provider of the training service.

The research data is mostly comprised of quantitative feed-back collected at the end of a training day, as well as delayed interviews. The evaluations have been based on a stakeholder approach, and those concerned were participants to the trainings, clients having commissioned the trainings and communication trainers. The principal method of the qualitative analysis is that of a data-driven content analysis.

Two research instruments have been constructed for the analysis and for the presentation of the results: an evaluation circle for the purposes of a holistic evaluation and a development matrix for the structuring of an effective training. The core concept of the matrix is a carrier wave effect, which is needed to carry the abstractions from the training into concrete functions in the everyday life. The relevance of the results has been tested in a pilot organization.

The immediate assessment and delayed evaluations gave a very differing picture of the trainings. The immediate feedback was of nearly commendable level, but the effects carried forward into the everyday situations of the working community were small and that the learning rarely was applied into practice. A training session that receives good feedback does not automatically result in the development of individual competence, let alone that of the community.

The results show that even short-term communication training can promote communication competence that eventually changes the working culture on an organizational level, provided that the training is designed into a process and that the connections into the participants’ work are ensured. It is essential that all eight elements of the carrier wave effect are taken into account. The entire purchaser-provider -process must function while not omitting the contribution of the participants themselves.

The research illustrates the so called bow tie -model of an effective communication training based on the carrier wave effect. Testing the results in pilot trainings showed that a rather small change in the training approach may have a signi¬ficant effect on the outcome of the training as well as those effects that are carried on into the working community.

The evaluation circle proved to be a useful tool, which can be used while planning, executing and evaluating training in practice. The development matrix works as a tool for those producing the training service, those using the service as well as those deciding on the purchase of the service in planning and evaluating training that sustainably improves communication capacity. Thus the evaluation circle also works to support and ensure the long-term effects of short-term trainings.

In addition to communication trainings, the tools developed for this research are useable for many such needs, where an organization is looking to improve its operations and profitability through training.

Tutkimuksessa selvitetään, voiko lyhyillä viestintäkoulutuksilla vaikuttaa työyhteisöjen viestintäosaamisen kehittymiseen ja millä edellytyksillä osaamista voidaan saada aikaan. Kohteena ovat yritysten ja yhteisöjen johdolle ja asiantuntijoille suunnatut lyhyet viestintäkoulutukset. Työssä tutkitaan, miten vaikutuksiin pyrkiviä viestintäkoulutuksia tulisi suunnitella ja toteuttaa sekä mitä se edellyttää tilaajilta ja koulutuspalvelun tuottajilta.

Tutkimusaineisto koostuu määrällisestä, pääosin koulutuspäivän päätteeksi kerätystä kurssipalautteesta ja viivästetyistä haastatteluista. Tutkimuksessa on käytetty sidosryhmäperusteista arviointia, ja asianosaisina on kuultu koulutuksiin osallistuneita, koulutuksia tilanneita asiakkaita ja viestintäkouluttajia. Laadullisen analyysin päämenetelmä on aineistolähtöinen sisällönanalyysi.

Työssä on konstruoitu kaksi tutkimusinstrumenttia: kokonaisvaltainen arviointikehä ja kehittämismatriisi vaikuttavuuteen tähtäävän koulutuksen jäsentämiseen. Matriisin ydinkäsitteenä on kantoaalto, joka tarvitaan viemään koulutuksessa opitut asiat arjen toiminnaksi. Tutkimuksen tulosten relevanssia on testattu pilottiorganisaatioissa.

Välitön ja viivästetty arviointi piirsivät koulutuksista hyvin erilaisen kuvan. Välitön palaute oli lähes kiitettävää tasoa, mutta työyhteisön arkeen kantavat vaikutukset olivat hyvin vähäisiä. Hyvän palautteen saava koulutustapahtuma ei siis automaattisesti johda edes yksilö- saati yhteisötason osaamisen kehittymiseen.

Tutkimustulosten mukaan lyhyilläkin koulutuksilla voidaan kehittää organisaatiotason työkäytänteiden muutoksiin yltävää viestintäosaamista, jos koulutukset on suunniteltu prosessimaisiksi ja liitynnät koulutukseen osallistujien työhön on varmistettu. Erityisesti johtamiseen ja muihin työyhteisöllisiin teemoihin liittyvä viestintäkoulutus vaatii niin tiiviit liitynnät työprosesseihin, että koulutuksen sijaan olisi mielekkäämpää puhua työn kehittämisestä, jossa koulutusinterventiot ovat vain sivuroolissa.

Vaikuttavuuden näkökulmasta olennaista on, että kaikki tutkimuksessa esitetyt kahdeksan kantoaallon elementtiä otetaan huomioon. Osa elementeistä on sellaisia, joihin voi vaikuttaa koulutussuunnittelulla. Osa on koulutuspalvelun tilaajaan, tuottajaan tai koulutettavan organisaation työkulttuuriin liittyviä tekijöitä. Koko tilaaja–tuottaja-prosessin tulee toimia osallistujien omaa panosta unohtamatta.

Tutkimuksessa on kuvattu kantoaaltoon perustuva vaikuttavan viestintä-koulutuksen rusettimalli. Pilottikoulutukset osoittivat, että varsin pienellä koulutusotteen muutoksella voi olla merkittävä vaikutus koulutuksen tuloksellisuuteen ja työyhteisötasolle yltäviin vaikutuksiin.

Arviointikehä osoittautui käyttökelpoiseksi työkaluksi, jota voi käyttää koulutuksen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin välineenä. Kehittämismatriisi toimii koulutuspalveluiden tuottajien ja palveluita käyttävien sekä koulutushankinnoista päättävien työkaluna, kun halutaan suunnitella tai arvioida kestävästi viestintäosaamista kehittävää koulutusta sekä varmentaa lyhytkestoisen koulutuksen pitkäkestoisia vaikutuksia.

Tutkimuksessa kehitetyt työkalut ovat viestintäkoulutusten lisäksi yleistettävissä moniin erilaisiin tarpeisiin, kun organisaatio haluaa kehittää toimintaansa ja tuottavuuttaan koulutuksen keinoin.